Mudah, karena hanya mengurusi administrasi. Tapi menjadi sangat melelahkan karna harus bekerja lebih awal dan paling terakhir selesai diantara para anggota organisasi yang lain.
Ibarat kata, "Sekretaris adalah jantung organisasi" memang benar adanya. Bayangkan saja siapa yang akan mengurusi segala tetek-bengek administrasi organisasi kalau bukan seorang sekretaris?
Pemimpin atau ketua yang paling handal sekalipun pasti membutuhkan sosok seorang sekretaris...
Posting kali ini saya akan memaparkan seluk beluk seorang sekrertaris ..
I. Pengertian
Kesekretariatan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (administrasi) dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar. Orang yang melaksanakan kesekretariatan disebut sekretaris.
Sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab menangani pekerjaan administratif seluruh organisasi dan hasilnya digunakan pimpinan (ketua) untuk keperluan pengambilan keputusan dan perencanaan.
Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin “Secretum” yang berarti rahasia. Dalam bahasa Perancis disbut “Secretaire”, dalam bahasa Belanda yaitu “Secretares”, sedangkan dalam bahasa Inggris disebut sebagai “Secretary” yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia organisasi atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain.
Sekretariat adalah tempat sekretaris bertugas yang kemudian berkembang menjadi satuan organisasi di mana sekretaris melakukan tugas dalam bidang perkantoran.
II. Tugas dan Fungsi Sekretaris
Kesekretariatan dibagi menjadi tiga, yaitu Sekretaris I (Sekretaris Umum), Sekretaris II, dan Sekretaris III. Masing-masing sekretaris mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda. Berikut adalah penjabaran tugas masing-masing sekretaris:
1. Sekretaris I (Sekretaris Umum)
ü Membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir sekretaris lainnya, melakukan pengawasan, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
ü Memimpin dan bertanggung jawab atas kesekretariatan.
ü Dalam pelaksanaan tugasnya Sekretaris Umum dibantu oleh Sekretaris II dan bertanggung jawab pada Ketua.
ü Menjaga sinergisitas dan koordinasi yang baik secara kesinambungan dengan sekretaris lainnya.
ü Notulen.
2. Sekretaris II
Ø Membantu Sekretaris I dan III dalam melaksanakan tugasnya apabila diperlukan bantuannya.
Ø Membuat proposal yang berkaitan dengan kebutuhan organisasi.
Ø Membuat LPj dari semua kegiatan yang diadakan organisasi.
Ø Mengarsipkan LPj semua kegiatan yang berada di bawah tanggung jawab organisasi.
Ø Melakukan inventarisasi serta bertanggung jawab atas perlengkapan dan peralatan yang dimiliki organisasi.
Ø Menjaga sinergisitas dan koordinasi yang baik secara kesinambungan dengan sekretaris lainnya.
Ø Notulen.
3. Sekretaris III
Membantu Sekretaris I dan II dalam melaksanakan tugasnya apabila diperlukan bantuannya. Menerima surat yang masuk ke organisasi dan mengarsipkannya. Membuat surat-surat dari organisasi yang ditujukan ke pihak luar maupun dalam dan mengarsipkannya. Mengatur penomoran surat. Menjaga sinergisitas dan koordinasi yang baik secara kesinambungan dengan sekretaris lainnya. Notulen.
Berdasarkan penjelasan tersebut, dapat disimpilkan tugas pokok sekretaris adalah:
c Membantu pimpinan
c Menyiapkan agenda rapat
c Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan.
c Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi
c dsb.
Hal yang perlu diperhatikan dari seorang sekretaris:
! Bertugas lebih awal daripada yang lain.
! Hati-hati dengan copy paste.
! Sopan-santun tetap dijaga.
! Menjadi ujung tombak dalam organisasi.
! Menentukan arah dan tujuan organisasi.
! Pandai menyimpan rahasia.
! Siap full kontek dan ready to fight in every moment.
III. Garapan Sekretaris
1. Surat
2. Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban
3. Pengarsipan
4. Inventarisasi
5. Notulen
1. Surat
Bagian-bagian surat formal:
ü Kop/ kepala surat,
ü Inisial,
ü Tanggal pembuatan surat,
ü Nomor surat,
ü Lampiran surat (jika ada),
ü Salam pembuka,
ü Isi surat,
ü Salam penutup,
ü Pejabat berwenang,
ü Tanda tangan,
ü Nama terang,
ü Tembusan (jika ada).
Untuk surat formal jangan lupa disertakan stempel instansi atau organisasi yang bersangkutan (dibubuhkan di samping kiri tanda tangan dan mengenai tanda tangan).
Bentuk surat formal ada berbagai macam, antara lain: full block style, block style, american style, special paragraph style, official style, dsb.
2. Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban (LPj)
Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan (proyek), sedangkan laporan pertanggungjawaban adalah suatu laporan yang mempertanggungjawabkan seluruh hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan.
Bagian-bagian proposal dan laporan pertanggungjawaban (perbedaan dan persamaan):
Proposal
! Pendahuluan
! Nama Kegiatan
! Tema Kegiatan
! Bentuk Kegiatan
! Dasar Kegiatan
! Tujuan Kegiatan
! Pelaksanaan
! Sasaran
! Susunan Acara
! Susunan Panitia
! Estimasi Dana
! Penutup
Laporan Pertanggungjawaban
! Pendahuluan
! Nama Kegiatan
! Tema Kegiatan
! Bentuk Kegiatan
! Dasar Kegiatan
! Tujuan Kegiatan
! Pelaksanaan
! Sasaran
! Susunan Acara
! Susunan Panitia
! Dana Kegiatan
! Hasil Kegiatan
! Hambatan
! Saran
! Penutup
3. Pengarsipan
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Mengarsip merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris atau arsiparis. Tujuan pengarsipan adalah apabila kita sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang ada pada arsip, kita dapat dengan mudah menemukannya.
Sistem penyimpanan arsip yang dijalankan dapat dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
a. Mudah dilaksanakan.
b. Mudah dimengerti.
c. Ekonomis/ hemat biaya.
d. Tidak memakan tempat.
e. Mudah didapat.
f. Cocok dengan organisasi.
g. Fleksibel / Luwes.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip.
i. Mempermudah pengawasan
4. Inventarisasi
Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggarakan, pengaturan, pencatatan, dan pendaftaran barang inventaris/ hak milik. Daftar barang inventaris adalah suatu dokumen berharga yang menunjukkan sejumlah barang milik organisasi. Adanya daftar inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan, mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting dalam rangka:
ü Tertib administrasi dan tertib barang/ hak milik.
ü Pendaftaran, pengendalian, dan pengawasan setiap hak milik.
ü Usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang/ hak milik secara maksimal dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan organisasi.
5. Notulen
Notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat dan merupakan dokumentasi penting.
Notulen terdiri atas :
a. Kepala Notulen (Keterangan tentang notulen sidang/rapat);
b. Isi Notulen (Kata pembukaan, pembahasan, pembacaan keputusan, jam penutupan);
c. Bagian Akhir Notulen (nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat, pangkat dan NIP).
Notulen ditandatangani oleh :
1) Ketua/Wakil Ketua;
2) Sekretaris;
3) Pencatat yang ditunjuk.
IV. Sikap Sekretaris
1. Sikap sebagai Pelayan
c Bertugas lebih awal daripada yang lain.
c Merencanakan / mencatat surat-surat yang dibutuhkan.
c Menanyakan sesuatu yang penting/urgen kepada pimpinan.
c Meminta pekerjaan diperiksa oleh pimpinan.
c Hal ini dilakukan untuk:
- Menghindari kesalahan vatal.
- Menghindari mendua kali pekerjaan
c Saat rapat:
- Mencatat / menanyakan jadwal rapat pada pimpinan.
- Mempersipkan perlengkapan rapat
c Saat lobbying
- Mendampingi pimpinan saat menghadap pejabat berwenang.
- Mencatat sesuatu yang akan dikonsultasikan dengan pejabat berwenang.
- Mengingatkan pimpinan jika ada yang lupa.
2. Sikap sebagai Mitra
Seorang sekretaris adalah menjadi mitra kerja pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki wawasan tentang keorganisasian bukan hanya sebagai pelaksana aktivitas administrasi. Sikap sebagai mitra yang diperlukan sekretaris bukan hanya dalam urusan pekerjaan tetapi juga diperlukan di luar tugas ke-sekretaris-annya. Seorang sekretaris yang baik harus dapat membentuk hubungan yang baik dengan orang-orang baik pihak dalam organisasi maupun pihak luar organisasi.
3. Sikap sebagai Pemimpin
Seorang sekretaris hakikatnya adalah pemimpin, yaitu pemimpin di bidang administrasi. Semua urusan yang berkaitan dengan administrasi organisasi dipegang oleh sekretaris dan dipertanggungjawabkan kepada ketua.
Administrasi yang baik adalah administrasi yang tertib, teratur dan rapi.
Itu hanya sekelumit hal yang berhubungan dengan sekretaris..
Satu hal yang perlu diperhatikan : "Hubungan antara ketua dan sekretarisnya akan membawa dampak pada kelangsungan organisasi. Bila hubungan itu rusak, maka rusaklah organisasi itu."
Tidak ada komentar:
Posting Komentar